El archivo está lleno, ya no cabe nada. El espacio es dinero. Y, como cada año, nos preguntamos…

¿Qué debe conservarse? ¿los últimos 4 o 5 años? ¿más? ¿deben guardarse la totalidad de las facturas? ¿Albaranes?

Pues, en realidad, no hay una única y fácil respuesta. Analicemos que límites temporales deben considerarse en la conservación de la documentación de las sociedades, teniendo en cuenta la normativa existente en materia de prescripción mercantil, fiscal y general.

Mercantilmente

La normativa mercantil prevé que los empresarios deben conservar los libros contables, y demás documentos concernientes al negocio, ordenados, durante 6 años, a partir del último asiento realizado en los libros de contabilidad.

A veces, es preciso consultar documentación mercantil antigua, por ejemplo, con ocasión de la venta de valores comprados en años prescritos, se precisará el soporte del importe y fecha compra de las mismas y de la revisión de los apuntes contables realizados que los respaldaron.

En definitiva, es recomendable que, las empresas, además de conservar toda la documentación mercantil durante 6 años, conserven indefinidamente:

• Libros contables oficiales
• Cuentas anuales firmadas por los administradores
• Contratos a largo plazo
• Copia de seguridad de contabilidad

Fiscalmente

La Ley General Tributaria establece el plazo general de prescripción de 4 años para que la Administración determine la deuda tributaria y/o exija su pago de las declaraciones presentadas o que debieron presentarse.

Ese mismo plazo es el que tiene el contribuyente para solicitar y obtener la devolución de sus impuestos.

La prescripción se interrumpe por cualquier acción notificada por la Administración o por la interposición, por parte del contribuyente, de reclamaciones o recursos. Por tanto, antes de destruir la documentación de un ejercicio, conviene comprobar si realmente está prescrito o si fue interrumpido el plazo.

Por otro lado, no debe olvidarse que, el plazo de prescripción para la comprobación de las bases imponibles negativas y las deducciones, no es de 4 años, sino de 10 años desde su acreditación. Una vez transcurridos los 10 años, salvo que la última aplicación esté prescrita, Hacienda todavía podrá exigir la aportación de la declaración del Impuesto de Sociedades y las Cuentas anuales del ejercicio en que se acreditaron.
Recordemos, además, que, la actividad de comprobación de Hacienda, puede afectar a terceros y comportar obligaciones de suministro de información a la inspección durante todo el plazo de prescripción mercantil y que, la desatención de la obligación, puede llegar a suponer una sanción del 2% de la cifra de negocios, por lo que es conveniente ser cauto y conservar toda la documentación durante 6 años.

Por último, existe alguna documentación que es preciso conservar más allá de los cuatro, seis e incluso diez años indicados anteriormente. Es el caso de las facturas de inmovilizado, cuyo plazo de prescripción debe empezar a contarse desde el año de la última amortización contabilizada. Lo mismo puede ocurrir con otros gastos e ingresos que se imputan a resultados durante varios ejercicios como ocurre con determinados instrumentos financieros, concesiones o subvenciones de capital.

Otros plazos a considerar

El Código Civil también regula plazos de prescripción para ejercitar determinados derechos.

Por ejemplo, las responsabilidades por acciones personales -generalmente relacionadas con actividades comerciales de las empresas- que no tengan regulado un plazo específico, prescriben a los 15 años. Por tanto, las empresas deberían conservar durante ese periodo, los documentos que avalen sus actuaciones, por si alguien interpone una demanda exigiendo responsabilidades.

Además, conviene conocer, para el sector en que la empresa opera, los plazos de prescripción por responsabilidades por defectos de calidad de los materiales o por vicios ocultos en general.

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